Huishoudelijk Reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT RC THE BASSETS

Artikel 1 – Algemene bepalingen

De te Sassenheim gevestigde vereniging genaamd “Rugbyclub The Bassets”, hierna te noemen: “De vereniging”, is bij notariële akte opgericht op één juli negentienhonderd achtenzeventig.
Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging.
Naast de in de statuten Artikel 3, lid 1 beschreven doelen wil RC The Bassets Zowel prestatie- als recreatiefgerichte sport op een laagdrempelige en plezierige manier mogelijk maken; a. Rugby talenten ontwikkelen; b. Toegankelijkheid van de sport verhogen. Om deze doelen te bereiken maken wij gebruik van camera beelden. De grondslag voor het verwerken van deze beelden, in kader van de AVG, vinden wij in “Gerechtvaardigde belangen” (art 6.1.f AVG).

Artikel 2 – Het lidmaatschap

De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer, alsmede de vereniging(en) waarvoor het kandidaat-lid de laatste vijf (5) jaren heeft gespeeld. Voor jeugdleden dient het formulier mede ondertekend worden door de wettelijk vertegenwoordiger. Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Deze kosten dienen bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan.
Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de Nederlandse Rugby Bond, hierna ook te noemen: “Rugby Nederland”.

Artikel 3 – Aanneming van leden

Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door de secretaris namens het bestuur genomen. De secretaris kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, alsdan beslist het bestuur over al dan niet toelaten.

Artikel 4 – Rechten en plichten van leden

Buiten de verplichtingen, geregeld in artikel 8 van de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten.

Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen.
Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden.
Seniorleden hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenvergaderingen. Dit recht komt ook toe aan ouders of wettelijk vertegenwoordigers van jeugdleden.
Alle leden hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres en overige persoonlijke gegevens.
Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, benevens de voorschriften van Rugby Nederland.

Artikel 5 – Straffen

Straffen worden opgelegd door het bestuur.
In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
Straffen opgelegd door de tuchtcommissie van Rugby Nederland, waaronder begrepen die ten gevolge van een gele of rode kaart, dienen door de leden zelf te worden betaald.
Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een s traf welke aan een speler, grensrechter, begeleider, verzorger of ander lid wordt gegeven en door de tuchtcommissie van Rugby Nederland wordt afgedaan, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.
Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, zes maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering middels aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging.

Artikel 6 – Clubkleuren

Het sporttenue van de vereniging bestaat uit:

shirt: zwart -bruin -wit;
broek: zwart;
kousen: zwart -bruin -wit.

Artikel 7 – Bestuur

Het (algemeen) bestuur bestaat minimaal uit vier leden, een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een voorzitter topsport die allen meerderjarig moeten zijn.
Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:
1. a. De algemene leiding van zaken;
2. b. De uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;
3. c. Het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
4. d. Benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.
Het bestuur vergadert tenminste één maal per maand volgens een vooraf vastgesteld rooster, eventueel met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie (tenzij anders in de statuten is bepaald) leden van het bestuur zulks wensen.
Een oproep voor een vergadering dient minimaal achtenveertig uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.
Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.
Het bestuur wijst uit haar midden een vervanger voor de voorzitter aan. Deze vicevoorzitter wordt automatisch de plaatsvervanger van de voorzitter bij afwezigheid. Bij voorkeur geschiedt dit uit het dagelijks bestuur.

Artikel 8 – Het dagelijks bestuur

De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
Taken van de voorzitter:
1. a. Geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven.
2. b. Is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.
Taken van de secretaris:
1. a. Voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.
2. b. Heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toevertrouwd.
3. c. Zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen.
4. d. Zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen.
5. e. Houdt een voor leden op aanvraag toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden, leden van verdienste, ereleden, sponsors, begunstigers en belanghebbenden zijn opgenomen.
Taken van de penningmeester:
1. a. Beheert de gelden van de vereniging.
2. b. Zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven.
3. c. Houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven.
4. d. Voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren.
5. e. Brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.
Taken van de Voorzitter Topsport
1. a. Leiding geven aan topsport organisatie, selectie van Heren 1 zijnde 22 man en alle staf en begeleiding wat normaal gebruikelijk is voor het team.
2. b. Uitvoering geven aan het mandaat van het dagelijks bestuur (DB) voor alle beslissingen die vallen onder Topsport.

Artikel 9 – Bestuursverkiezing

Ieder bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn verkiezing af. De eerste maal zal dat geschieden volgens het onderstaand rooster. Eerste jaar: voorzitter en twee bestuursleden; Tweede jaar: secretaris en twee bestuursleden; Derde jaar: penningmeester en twee bestuursleden.
De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de jaarlijkse vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend te worden, met vermelding van de daaraan verbonden procedure.
3. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, te ondertekenen door tenminste drie stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.

Artikel 10 – Kascommissie

Conform artikel 16 lid 4 van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascommissie benoemd.
De kascommissie bestaat uit twee leden en één reserve lid.
De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmees~ ter. Zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan de algemene ledenvergadering.
Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene vergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.

Artikel 11 – Overige commissies

Behoudens de algemene vergadering kunnen de verenigingsorganen slechts (sub)-commissies instellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies regelen, voor zover dit ligt binnen het taakgebied van het desbetreffende verenigingsorgaan. Verenigingsorganen zijn onder meer het (afdeling)~bestuur, de (afdeling)vergadering en de commissies.
Er zijn in principe 5 vaste commissies, te weten:
1. a. Topsport
2. b. Breedte sport
3. c. Jeugdcommissie
4. d. Communicatie & PR
5. e. Accommodatiebeheer
6. Zo nodig kan tevens een tijdelijke commissie worden ingesteld.
De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.
Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement.
Elke commissie rapporteert tenminste éénmaal per kalenderjaar over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het orgaan dat de commissie benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald.
Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.
Een commissie is verantwoording schuldig aan het orgaan dat de des~ betreffende commissie heeft ingesteld.

Artikel 12 – Contributie

1. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door de algemene vergadering jaarlijks zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen. Leden worden verzocht de vereniging te machtigen tot automatische incasso van de contributie. Bij principiële bezwaren tegen het verlenen van een machtiging ontvangt een lid eenmaal per jaar een contributienota die hij geacht wordt binnen een termijn van 30 dagen te betalen.
Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd.

Artikel 13 – Kostenvergoedingen

Het bestuur is bevoegd om aan de leden die in wedstrijden uitkomen of aan trainingen deelnemen de noodzakelijk gemaakte kosten van vervoer en verblijf te vergoeden. Zo mogelijk kan naar het oordeel van het bestuur aan vrijwilligers een vrijwilligersbijdrage worden toegekend, dit bedrag kan de wettelijk vastgestelde norm niet te boven gaan.

Artikel 14 – Gebouwen van de vereniging

De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.
Het clubhuis is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gedaan.
Het bestuur is bevoegd, één of meer voor gebruik van de leden bestemde lokalen van de vereniging, voor bijzondere doeleinden te reserveren. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid geschiedt daarvan tijdige mededeling aan de leden.

Artikel 15 – Wedstrijden

De spelers zullen op een door het (afdeling)bestuur te bepalen wijze van hun opstelling en indeling in een van de teams in kennis worden gesteld. Bij verhindering is iedere speler verplicht tenminste vierentwintig uur van tevoren dit onder opgaaf van reden te melden aan de teammanager en/of aanvoerder van het desbetreffende team.
Bij wedstrijden zal zo mogelijk ieder team vergezeld zijn van een leider, aan te wijzen door het (afdeling)bestuur. De leider is de eerst verantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan het (afdeling)bestuur.
Leden die aan wedstrijden deelnemen dienen in de voorgeschreven kleding te verschijnen.
De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzing van de aanvoerder en de leider.
Het (afdeling)bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door de Rugby Nederland toestemming is verleend.
Van het behalen van prijzen, kampioenstitels of premie door een team en/of leden, die de vereniging op enige wedstrijd vertegenwoordigen, geschiedt aantekening in een daartoe bestemd geschrift. Bedoelde prijzen en premie zijn eigendom van de vereniging en komen aan de vereniging ten goede.

Artikel 16 – Aansprakelijkheid van de leden

Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
Voor de kosten die gepaard gaan met de afdoening van strafzaken en dergelijke, door Rugby Nederland kunnen de leden niet aansprakelijk worden gesteld. Een uitzondering geldt voor boetes of kosten voorvloeiend uit doping en/of drugsgebruik. Hiervoor blijft het betreffende lid wel aansprakelijk voor de eventuele kosten.

Artikel 17 – Representatie Bij onderstaande gebeurtenissen worden namens de vereniging, indien de secretaris hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen, door het bestuur te bepalen attenties verstrekt:

a. Huwelijk van een lid;
b. Geboorte zoon of dochter van een lid;
c. Tijdens ziekte;
d. Bij overlijden van een lid, zijn/haar echtgeno(o)t(e) of kind;
e. Bij vijfentwintig-of vijftigjarig huwelijksjubileum van een lid;
f. Bij een twaalf en een half-, vijfentwintig-, veertig-of vijftigjarig verenigingsjubileum van een lid;
g. Overige representaties en attenties te bepalen door het bestuur.

Artikel 18 – Club PR

Promotie van de club en clubinfo zal via de website en/of social media plaatsvinden. De inhoud en strekking van de artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden. In de redactie zal een daartoe aangewezen bestuurslid plaatsnemen.

Artikel 19 – Sponsoring

Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

Artikel 20 – Wijziging van het huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste veertien dagen bedragen.
Tenminste veertien dagen voor de vergadering wordt gehouden moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement tenminste veertien dagen voor de vergadering gepubliceerd.
Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste twee/derde van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste twee/derde van de leden aanwezig is. Indien dit quorum niet aanwezig is, wordt binnen achtentwintig dagen daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, mits met meerderheid van twee/derde van de uitgebrachte geldige stemmen.

Artikel 21 – Slotbepalingen

Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking veertien dagen na publicatie ,waarin de tekst van het reglement is opgenomen.

Zoals vastgesteld in de Algemene ledenvergadering gehouden op 11 Juni 2019.

NB versie bewerkt voor de website